Hängeregistratur vs. digitale Datenverwaltung: 5:0
Hängeregistraturen sind ein bewährtes
Mittel, wenn Dokumente schnell und präzise abgelegt und wiedergefunden
werden sollen. Es gibt verschiedene Ausführungen, die sich preislich
und qualitativ stark unterscheiden. Je nach Nutzung sollte es sich um
ein stabiles System handeln, das bei Bedarf erweiterbar ist.
Auf den Mappen lassen sich Reiter anbringen,
die in der Registratur für Übersicht sorgen. Es gibt auch Farb-
oder Zahlenreiter, so dass sich Termine oder Themengebiete übersichtlich
darstellen.
Viele Vorgänge beinhalten mehrere Dokumente, die dort mit einem Griff
zur Verfügung stehen und nicht aus verschiedenen Dateien zusammengesucht
werden müssen. Egal welches Format, egal welche Größe.
Einfach die komplette Mappe hervorholen und den gesamten Vorgang in der
Hand halten. Auf den Mappen lassen sich wichtige Daten notieren, sodass
schon vor dem Öffnen wichtige Eckdaten auf einen Blick zu ersehen
sind.
Die digitale Ablage erfordert doppelten Aufwand: Da viele Dokumente sowieso
abgeheftet werden müssen, wird parallel dazu sowieso eine "analoge"
Ablage benötigt. Als Ergebnis existieren bei der Vorliebe für
den PC zwei Ablagesysteme, die abgeglichen werden müssen. Dies kostet
zusätzliche Zeit und Nerven:
Die Akte muss aus dem linken Schrank aus Ordner "B" heraus gesucht
werden, die Rechnung dazu aus dem Ablagekorb und das letzte Schreiben
ist im PC unter... wo war es denn nur?
Dies ist ein ineffizientes Szenario, wie es in vielen Büros praktiziert
wird.
Außerdem wird es schnell unübersichtlich, wenn auf einem Monitor
sechs Dokumente gleichzeitig geöffnet sind.
Fazit: Die Hängeregistratur empfiehlt sich als stabiles, absturzsicheres
System.
PS: Drucken ist schneller als Scannen...