Schnellhefter der Hängeregistratur
Im Gegensatz zu Hängemappe
und Hängetasche
kann das Dokument im Hängehefter wie in einem gewöhnlichen Schnellhefter
abgeheftet werden. Das hat den Vorteil, dass eine zeitliche oder themenbezogene
Reihenfolge beim Abheften eingehalten werden kann. Unter Umständen
ist das wichtig, wenn ein Vorgang in der Entwicklung nachvollzogen werden
muss. Der herkömmliche Schnellhefter kann allerdings auf dem Schreibtisch
nur abgelegt werden und mehrere Hefter rutschen dann schnell durcheinander.
Dabei geht die Übersichtlichkeit verloren und beim Auswählen
eines bestimmten Vorgangs muss der ganze Stapel durchsucht werden.
Hier liegt der große Vorteil von Hängeheftern, die mittels
kleiner Haken, seitlich rechts und links, in Kästen
oder Schränke eingehängt werden können. Somit hängen
alle Vorgänge nebeneinander, man kann sie sortieren, schnell finden
und bearbeiten. Durch verschiebbare Reiter an der Oberseite kann die Sortierung
noch verbessert werden. Die Papiereinlagen dieser Reiter sind immer wieder
neu beschriftbar, damit hat man den Vorteil, dass die Kennzeichnung im
Laufe der Zeit verändert werden kann und die Hängehefter für
die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt werden können. Bei Heftern,
deren Inhalt dauerhafter sein soll, ist auch eine direkte Beschriftung
auf der Oberfläche möglich.
Lose Blätter sollten allerdings nicht mit eingelegt werden. Dadurch,
dass der Hängehefter auf der Heftseite oben aufgehängt ist,
könne lose Dokumente nach unten aus dem Hefter fallen. Eine spätere
Zuordnung kann dann Schwierigkeiten bereiten.
In einer Hängeregistratur hat man alle Vorgänge oder zu bearbeitenden
Dokumente gut im Überblick und langes Suchen enfällt. Auch die
Gefahr, dass Aufgaben übersehen werden können ist wesentlich
geringer. Damit ergibt sich eine ideale Aufbewahrungsmöglichkeit
für Dokumente.